Adopté par le Conseil d'administration le 11 mai 2004
Résolution CA-2004-1-5
et
Modifié le 9 juin 2005
Résolution CA-2005-4-9
et
Modifié le 14 octobre 2005
Résolution CA-2005-5-6
et
Modifié le 25 novembre 2008
Résolution CA-2008-12-6
et
Modifié le 21 juin 2010
Résolution CA-2010-15-5
Article 1
Le siège social de l'Association est situé dans la ville d'Ottawa, Province de l'Ontario.
Article 2
Le sceau de l'Association est celui dont l'impression apparaît en marge des présentes.
Article 3
3.1 Sont membres, les universités et les collèges dont l'admission est recommandée, à l'occasion par le Comité de direction, et approuvée par un vote du Conseil d'administration, pourvu que chacun desdits établissements, y compris ceux qui sont rattachés à une université par voie de fédération ou d'affiliation, réponde aux conditions suivantes :
3.1.1 Être une institution d'enseignement universitaire oeuvrant en milieu minoritaire francophone au Canada;
3.1.2 Avoir les pouvoirs qu'il prétend exercer en vertu de l'autorité qui lui est accordée par la Couronne ou par voie de statut;
3.1.3 Offrir des programmes complets de baccalauréat ou de maîtrise en langue française dans plus d'une discipline et avoir décerné le diplôme ou le grade de ces programmes à des cohortes complètes d'étudiants et d'étudiantes;
3.1.4 Avoir une structure académique d'encadrement (faculté, école, département ou autres) où la langue d'usage est le français, qui a la haute main sur l'administration, les finances et les nominations relatives aux programmes d'enseignement et/ou de recherche offert en langue française;
3.1.5 Adhérer aux objectifs de l'AUFC;
3.1.6 Accepter de verser les cotisations requises.
3.2 Nonobstant l'article 3.1, les établissements membres de l'AUFC lors de la modification du présent règlement le 9 juin 2005, sont :
Conditions de membre
3.3 Tout membre cesse automatiquement de l'être :
3.3.1 S'il est rayé de la liste des membres de l'Association à la suite d'un votre recueillant les voix d'au moins les deux tiers (2/3) des membres présents lors d'une assemblée générale spéciale ou ordinaire du Conseil d'administration convoquée à cette fin, à la suite d'une résolution du Comité de direction à cet effet;
3.3.2 S'il perd sa qualité ayant conduit à sa nomination comme membre;
3.3.3 S'il ne rencontre plus les qualifications et exigences de membre ordinaire ou de toute autre catégorie de membre;
3.3.4 S'il donne sa démission par écrit au président de l'Association.
Article 4
Les affaires de l'Association sont administrées par un Conseil d'administration composé de la personne qui dirige l'établissement de chacun des membres ordinaires, appelé «ADMINISTRATRICE ou ADMINISTRATEUR». Celle-ci peut se faire remplacer occasionnellement au Conseil d'administration, par la personne qu'elle désigne à cette fin. Cette dernière dispose alors des mêmes droits, privilèges et pouvoirs. Les personnes qui représentent les membres associés sont invitées au Conseil d'administration; elles ont voix délibérative sans droit de vote. La directrice générale ou le directeur général, fait partie du Conseil d'administration avec une voix délibérative, sans droit de vote.
Pouvoirs
4.1 Les administratrices et les administrateurs peuvent exercer tous les pouvoirs, adopter tous les règlements et résolutions et poser tous les actes que lui permettent les règlements de l'Association, les Lettres patentes ou la Loi.
4.2 Le Conseil d'administration a les pouvoirs suivants :
a) Adopter tous les règlements et résolutions nécessaires aux fins de l'administration de l'Association;
b) Acquérir, vendre, louer, ou autrement disposer de tous droits, privilèges, valeurs, biens mobiliers ou immobiliers, pour la considération et aux conditions qu'il jugera à propos;
c) Décréter qui, au nom et pour le compte de l'Association, signe, accepte, tire, endosse toutes lettres de change, chèques billets promissoires, reçus, actes d'hypothèque, de nantissement, garanties suivant la Loi des banques, débentures et autres sûretés additionnelles pour le paiement d'argent, quittance, contrat ou autre document;
d) En général, pourvoir à l'exécution et à la signature de tous contrats et documents;
e) Accepter ou refuser tout don ou legs, fait ou offert à l'Association;
f) Former tout comité ou commission utile à la réalisation des activités de l'Association.
Lieu des réunions
4.3 Les assemblées du Conseil sont tenues au siège social ou à tout autre endroit que pourra déterminer le Comité de direction.
Avis de convocation
4.4 Une assemblée du Conseil d'administration se convoque par un avis qui pourra être livré directement, mis à la poste ou transmis électroniquement à chaque administratrice et administrateur au moins douze (12) heures avant la date de l'assemblée. Un avis transmis par la poste ou électroniquement doit être adressé soit au domicile, soit à la place d'affaires de l'administratrice et de l'administrateur auquel il est destiné. Une assemblée du Conseil d'administration peut toujours avoir lieu sans avis, pourvu que toutes les administratrices et tous les administrateurs soient présents ou que celles et ceux qui sont absents aient renoncé à l'avis de convocation ou aient signé un consentement à la tenue de la réunion en leur absence.
Assemblée régulière
4.5 Le Conseil d'administration tient au moins deux réunions par année dont sa réunion annuelle à l'automne. Il peut fixer à l'avance les dates de ses assemblées régulières.
Résolution
4.6 Une résolution signée par toutes les administratrices et tous les administrateurs de la corporation aura la même valeur et le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du Conseil d'administration régulièrement convoquée et constituée. Telle résolution sera inscrite au livre des procès-verbaux de la même façon que si elle avait été adoptée à une assemblée de l'Association, régulièrement convoquée et tenue. De plus, un procès-verbal signé par toutes les administratrices et tous les administrateurs de la corporation aura la même valeur et le même effet que s'il s'agissait du procès-verbal d'une assemblée régulièrement convoquée.
Vote
4.7 Toute question soumise à une assemblée du Conseil d'administration sera décidée à la majorité des voix des membres présents, chaque administratrice et administrateur présents ayant une (1) voix.
Quorum
4.8 Le quorum à une assemblée ordinaire ou spéciale est atteint lorsqu'une majorité simple des administratrices et administrateurs y sont présents.
Article 5
Les assemblées du Conseil d'administration, du Comité de direction et des autres comités et commissions peuvent être tenues sous la forme de conférence téléphonique, de vidéoconférence ou au moyen de toute autre technologie équivalente.
Les dispositions des articles 4.3 à 4.8 s'appliquent mutatis mutandis à de telles assemblées. Dans tous les cas, les interventions des participantes et des participants doivent être précédées de l'identification de ces dernières et derniers.
Article 6
Les officiers de la corporation sont :
Ø La présidente ou le président, ci-après appelé la « présidence »;
Ø La vice-présidente ou le vice-président, ci-après appelé la « vice-présidence »;
Ø La directrice générale ou le directeur général, ci-après appelé la « direction générale »;
Ø La ou le secrétaire;
Ø La trésorière ou le trésorier.
Élection
6.1 Le Conseil d'administration élit à sa réunion annuelle les officiers de l'Association. Seule la personne qui dirige un établissement est éligible à un poste d'officier. Les mandats des officiers, à l'exception de celui de la direction générale, sont de deux (2) ans. Ces mandats sont renouvelables. La moitié des officiers, à l'exception de la direction générale, sont élus à chaque deux ans. La direction générale dispose d'une voix délibérative sans droit de vote.
6.2 Le Conseil d'administration doit aussi souvent que les circonstances l'exigent, voir au remplacement de l'un ou l'autre des officiers par une nouvelle élection. Les officiers demeurent en poste aussi longtemps que le Conseil d'administration n'a pu pourvoir à leur remplacement.
Démission et destitution des officiers
6.3 Tout officier peut démissionner en tout temps en donnant sa démission par écrit à la présidence. Tout officier peut être destitué en tout temps, par une résolution adoptée par la majorité des administratrices et des administrateurs.
Pouvoirs et devoirs des officiers
6.4 Chaque officier accomplit tous les devoirs et exerce tous les pouvoirs ordinairement attachés à sa charge et doit, en outre, accomplir tel devoir et exercer tel pouvoir qui lui sont ou pourront lui être dévolus par le Conseil d'administration.
Présidence
6.5 La présidence préside les réunions du Conseil d'administration et du Comité de direction; signe les documents requérant sa signature; exerce toute autre fonction inhérente à sa charge; exerce tout autre pouvoir que peut lui confier le Conseil d'administration; est le porte-parole officiel de l'Association; est en mesure de représenter les buts et les objectifs de l'Association.
Vice-présidence
6.6 La vice-présidence a tous les pouvoirs et remplit toutes les fonctions de la présidence dans le cas d'absence de cette dernière. Elle exerce également tout autre pouvoir que le Conseil d'administration lui confie.
Direction générale
6.7 La direction générale a la responsabilité de la gestion des ressources humaines, financières et physiques de l'Association; gère les affaires courantes de l'Association; voit au bon fonctionnement des instances de l'Association ainsi que des commissions et comités en s'assurant, notamment, de la convocation, de l'ordre du jour, des comptes rendus et des suivis des réunions; est membre ex-officio de tous les comités, commissions et groupes de travail de l'Association; a tous les pouvoirs et remplit toutes les fonctions de la présidence dans le cas d'absence de la présidence et de la vice-présidence; exerce également tout autre pouvoir que le Conseil d'administration lui confie.
Trésorière ou trésorier
6.8 La trésorière ou le trésorier préside le Comité de vérification de l'Association et voit avec la direction générale, à la préparation des rapports financiers périodiques et annuels de l'Association.
Secrétaire
6.9 La ou le secrétaire voit avec la direction générale, à la garde des documents et des archives de l'Association.
Délégation des pouvoirs
6.10 En cas d'absence ou d'incapacité de tout officier de l'Association, ou pour toute autre raison jugée suffisante par le Conseil d'administration, le Conseil peut déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier, administratrice ou administrateur.
Protection
6.11 Les personnes qui occupent des postes d'administratrice, d'administrateur ou d'officier de l'Association (ainsi que leurs héritières et héritiers, ayant droit, exécutrices et exécuteurs testamentaires, administratrices et administrateurs) sont indemnisées et protégées à même les fonds de l'Association, de tous frais, charges ou dépenses quelconques que celles-ci peuvent encourir ou faire à l'occasion de toute action, poursuite ou procédure prise, commencée ou terminée contre elles, pour tout acte, geste ou affaire quelconque accompli, posé ou transigé dans l'exécution de leurs fonctions, excepté les frais, charges et dépenses qu'elles pourraient encourir en raison de leur négligence ou de leur défaut dans l'exécution de leurs fonctions ou encore en raison d'une violation quelconque de la Loi. Cette dernière réserve ne doit pas être interprétée comme empêchant l'Association de régler toute procédure, en tout temps avant jugement, lorsque l'intérêt de l'Association l'exige.
Aucune de ces personnes ne peuvent être tenues responsables des actes, actions, négligence ou défaut d'autres collègues ou personnes employés de l'Association ou pour quelqu'autre raison si ce n'est pas en violation de quelque disposition de la Loi des compagnies.
Article 7
Mandat
7.1 Le Comité de direction a autorité et exerce tous les pouvoirs du Conseil d'administration pour l'administration des affaires de l'Association, excepté les pouvoirs qui, en vertu de la Loi, doivent être exercés par le Conseil d'administration ainsi que ceux que le Conseil d'administration peut se réserver expressément. Afin d'assumer son mandat, le Comité de direction peut constituer toute Commission ou Comité suivant les modalités définies par l'article 8. Le Comité fait rapport de ses activités à chaque assemblée du Conseil d'administration.
Composition
7.2 Le Comité de direction est composé des officiers de l'Association qui sont déterminés suivant les modalités définies par l'article 6 du présent règlement. La présidente ou le président de l'Association qui quitte ses fonctions est aussi membre du Comité de direction pour deux (2) ans, à titre de présidente sortante ou président sortant.
Vacances
7.3 Les vacances qui surviennent au Comité de direction sont remplies par le Conseil d'administration.
Rémunération
7.4 Les membres du Comité de direction s'acquittent de leurs fonctions de membres de ce comité sans rémunération.
Assemblée
7.5 Les assemblées du Comité de direction sont tenues au siège social ou à tout autre endroit que pourra déterminer la présidence ou la vice-présidence.
Procédures
7.6 La procédure aux assemblées du Comité de direction est la même que celle aux assemblées du Conseil d'administration.
Résolution
7.7 La signature de tous les membres du Comité de direction sur une résolution qui pourrait être adoptée par le Comité de direction donne à cette résolution la même vigueur et le même effet que si cette résolution avait été adoptée à l'unanimité par tous les membres du Comité de direction à une assemblée tenue pour en prendre connaissance et l'adopter.
Quorum
7.8 Le quorum aux assemblées du Comité de direction est de trois (3) membres.
Absence aux réunions
7.9 Lorsqu'un membre du Comité de direction omet, sans justification, d'assister à trois (3) réunions consécutives de celui-ci, il est réputé démissionner du Comité de direction et de son poste d'officier de l'Association lorsque le Conseil d'administration statue à cet effet.
Article 8
Le Comité de direction décide de la constitution d'une commission ou d'un comité, définit la mission et le cadre des activités, et propose une liste de participant(e)s à la direction générale.
8.1.a Instance de proposition, une commission a pour rôle de débattre, d'émettre des idées et de formaliser une proposition sur toute problématique d'intérêt commun permettant une prise de décision ou l'adoption d'une résolution.
Composition d'une commission
8.1.b La composition d'une commission se veut représentative des intérêts des membres de l'Association par rapport à la problématique d'intérêt commun examinée. Lorsqu'un membre omet sans justification d'assister à une réunion, il est réputé démissionner.
8.2.a Instance de conseil, un comité a pour rôle d'examiner toute problématique relative aux activités de l'Association afin de donner un avis et porter des recommandations permettant d'assurer la bonne marche des affaires.
Composition d'un comité
8.2.b La composition d'un comité est restreinte et recherche l'expertise par rapport à la problématique examinée. Lorsqu'un membre omet sans justification d'assister à une réunion, il est réputé démissionner.
Rapporteur
8.3 Les membres nomment un rapporteur pour la durée de la mission afin de présider les travaux de la commission ou du comité jusqu'à leur terme et d'en exposer les conclusions. Le rapporteur fait rapport de l'avancement des travaux à chaque assemblée du Comité de direction. En cas de démission, la direction générale assure l'intérim afin d'assurer la continuité des travaux jusqu'à ce que les membres nomment un nouveau rapporteur.
Assemblées
8.4 La commission ou le comité se réunit autant de fois que nécessaire afin de remplir sa mission.
Quorum
8.5 Le quorum nécessaire aux assemblées est de 2/3 des membres composant la commission ou le comité pendant la durée de la mission.
Article 9
Le Conseil d'administration crée par résolution à son assemblée annuelle, un comité de vérification de trois (3) personnes composé de la trésorière ou du trésorier de l'Association, qui le préside, et de deux membres ou d'un membre et d'une personne externe au Conseil d'administration. Ce comité de vérification a pour mandat de surveiller les finances de l'Association et de faire rapport au Conseil d'administration à sa réunion annuelle.
Article 10
Les membres versent annuellement des cotisations dont le montant est établi par le Comité de direction, puis approuvé par les membres du Conseil d'administration
Article 11
Tous les chèques, billets, traites ou ordres de paiement et toutes les lettres de change sont signés par la direction générale et l'un parmi deux autres officiers que désigne le Conseil d'administration.
Article 12
À moins que les administratrices et les administrateurs n'en décident autrement par résolution, les contrats, documents et écrits devant engager l'Association devront être signés par la direction générale et l'un parmi deux autres officiers que désigne le Conseil d'administration. Tous les contrats, documents ou écrits ainsi signés lient l'Association sans autre autorisation ou formalité.
Article 13
Le Conseil d'administration peut, par résolution adoptée au deux tiers (2/3) des voix des membres présents à une assemblée régulière ou à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, révoquer le présent règlement, l'amender ou y ajouter.
Article 14
L'exercice financier de l'Association se termine le 31 mars de chaque année.
Article 15
Le Conseil d'administration nomme un vérificateur à chaque année.
Article 16
L'Association peut, sur recommandation du Comité de direction, confier à un établissement membre la gestion de ses activités comptables et en déterminer les modalités dans un protocole d'entente à cet effet.
Article 17
Dans tous les règlements de l'Association, le singulier comprend le pluriel et le pluriel, le singulier; le masculin comprend le féminin et inversement.
Article 18
Le présent règlement entre en vigueur dès son adoption.
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